Negócios de qualquer porte e segmento têm como objetivo comum realizar um bom controle de despesas. Este é um dos desafios da gestão orçamentária, que deve tornar o processo o mais eficiente possível enquanto garante o cumprimento de metas.
O orçamento matricial surge como uma alternativa para gestores que buscam uma metodologia para o controle financeiro. A partir de uma matriz de dois eixos, o planejamento orçamentário é dividido e elaborado em entidades e pacotes, com seus respectivos responsáveis.
Neste conteúdo, explicaremos como começar o orçamento por pacote, a evolução com o orçamento matricial, suas fases de desenvolvimento e porque utilizá-lo na sua empresa.
O que é orçamento por pacote?
É uma metodologia que tem como objetivo ter o controle mais assertivo dos gastos da empresa. Consiste em um conjunto de custos e despesas de naturezas semelhantes, relevantes e comuns ao centro de custo.
Tomamos como exemplo as despesas operacionais que contém os gastos de hospedagem, passagens e alimentação. Esses dados estarão agrupados no pacote “despesas com viagens”. Enquanto os gastos com aluguéis, condomínios, IPTU e manutenção do imóvel, entrarão para o pacote de “despesas com ocupação”.
Gabriel Polita, Gerente de Sucesso do Cliente da AllStrategy, destaca algumas das vantagens de apoiar o orçamento com esta metodologia:
- Possibilidade de ter um responsável pela gestão dos gastos do pacote;
- Permitir uma visão gerencial do orçamento e acompanhamento da realização das despesas;
- Agilidade na aprovação de orçamento;
- Acompanhamento eficiente da performance de cada pacote.
O que é orçamento matricial de despesas (OMD)?
Também chamado de gestão matricial de despesas, o OMD é uma metodologia de controle cruzado do orçamento descentralizado. Pode-se dizer que é uma evolução do orçamento por pacote. O objetivo é otimizar a gestão de custos e despesas não só por área, mas também por tipo de despesa
Entidades e pacotes
Para se ter o OMD é necessário ter pacotes e entidades, que são conceituados da seguinte forma:
- Pacotes: agrupamento de contas da mesma natureza, por exemplo o pacote de despesas com viagens, que engloba as contas de hospedagem, passagens, alimentação;
- Entidades: subdivisões da empresa, sejam físicas ou virtuais (centros de custos, business unities, departamentos etc).
Gestores de pacote e entidade: quem faz o quê
No OMD, os gestores possuem diferentes funções. Há gestores de pacote e gestores de entidade, e é importante distinguir suas atividades.
Um gestor de pacote tem como responsabilidade orientar o foco na utilização global do recurso, ser especialista no assunto, precisa ter autonomia dada pela alta gestão e aprovar o orçamento, além de acompanhar as metas e indicadores.
Já o gestor de entidade tem como atributos focar no atendimento dos objetivos estratégicos de sua área, propor valores para o orçamento; justificar e prestar contas dos gastos incorridos; acompanhar de indicadores e metas da área; criação planos de ação para contornar desvios ocorridos na execução do orçamento.
Fases do orçamento matricial
O OMD é dividido em fases para otimizar o processo orçamentário e a gestão dos recursos. Este começa com a alta gestão que, juntamente com a controladoria, define as metas a partir do planejamento estratégico da empresa, com as premissas e diretrizes para orientar as ações dos gestores.
Proposição
Os gestores de entidade fazem uma proposta de valores com base nas metas, podendo considerar diferentes bases históricas para o cálculo, justificando os valores que ultrapassam as tolerâncias estipuladas.
Negociação
Os gestores de pacote analisam os valores orçados pelos valores de entidade, avaliando as justificativas e, caso haja necessidade, solicitam o ajuste de valores ao gestor da entidade responsável. Em resumo, o gestor da entidade faz o ajuste e justifica o que ainda extrapolar a meta. O gestor de pacote volta a avaliar os valores, aprovando ou solicitando novo ajuste.
Acompanhamento
Após a elaboração e aprovação do orçamento, enquanto as despesas ocorrem, é feito o acompanhamento dos valores pelo gestor da entidade e pacote, para avaliar se houve excesso ou economia de recursos, criar planos de ação e acompanhar a qualidade da execução desses planos.
Por que utilizar o OMD?
O orçamento matricial possui diversos benefícios para a gestão orçamentária, principalmente para a otimização de recursos financeiros. Segundo o gerente Gabriel Polita, o orçamento matricial vai além:
- O duplo controle é mais assertivo para alcançar as metas;
- Maior rigor na gestão de custos e despesas;
- Benchmarking entre áreas da empresa;
- Dois gestores analisando o mesmo gasto;
- Melhoria contínua do processo orçamentário;
- Histórico de justificativas e fatos, com registros das negociações;
- Planejamento e acompanhamento das ações corretivas imediatas;
O orçamento matricial para a gestão orçamentária
O OMD tem diversas vantagens para a saúde financeira do negócio, mas seus benefícios não se limitam a isso. A metodologia ainda propõe mais transparência na gestão de recursos, com o cruzamento de dados que permite um maior gerenciamento financeiro.
Dessa forma, a gestão é capaz de atuar de maneira mais objetiva e pontual, com foco em otimizar as despesas e desenvolver o orçamento com critérios que vão além da base histórica.
